איך הופכים מבוך של נייר לאימפריה של מידע?

אי אז בתחילת 2019, כשהתחלתי לנהל את תחום חברות הבנות במחלקה המשפטית של אמדוקס, ירשתי אוצר - מידע משפטי על מאות חברות וסניפים שלנו ברחבי העולם. הבעיה? האוצר היה קבור עמוק בין אינספור קבצים מפוזרים, תיקיות שונות וגם כ-400 קלסרים. זה לא רק עניין ארכיוני - היה קשה מאוד למצוא מידע משפטי בסיסי שאנשים היו צריכים על בסיס יומי. זה היה פרדוקס מוזר: לפטופ לכל פועל ועל כל שולחן, אבל מבחינת ניהול המידע היינו תקועים עמוק בתקופת האבן.

מתחילים את המסע אל העתיד (או לפחות אל המאה ה-21)

באחד הימים, כשניסיתי למצוא מידע בסיסי לגבי אחת החברות שלנו וגיליתי שאני צריך לעבור דרך 3 קלסרים ו-5 קבצי אקסל, הבנתי שמשהו חייב להשתנות, ואם אני לא רוצה לגדל דור של ספרנים במחלקה, הגיע הזמן שנמצא דרך חדשה לנהל וגם להנגיש את כל המידע.

התחלנו בהגדרת צרכים מדויקת. המטרה: להקיף כמה שיותר צרכים אמיתיים בלי להיסחף לתכונות מיותרות. אחד מכללי הברזל היה שאין טעם לשמור פרט מידע בלי שיהיה תהליך שיוודא שהוא אכן עדכני, ואין טעם להשקיע זמן בפיצ'ר אם אף אחד לא ישתמש בו.

מחפשים את ה"אחת"

אחרי שהחלטנו על ה"מה" צריך למצוא את ה"איך". במסע חיפושים אחר הפתרון הכמעט-המושלם, בדקתי כל אופציה - משימוש בתוכנת מדף שקיימת בארגון, פיתוח פנימי או רכש של מערכת חיצונית.

המסקנה היתה שלא מספיק רק להשתמש בכלי ניהול מסמכים סטנדרטי, אלא צריך פתרון שידע לשלב גם מידע מובנה, מסמכים, ודוחות ייחודיים. לאחר חודשים של חקר שוק, התמקדנו על מגזר ספציפי של פתרונות בתחום ניהול יישויות משפטיות, ומצאנו שלושה ספקים אפשריים בשוק הרלוונטי. כאן למדתי לקח חשוב: אין תחליף להתנסות מעשית כדי לוודא שהכלי אכן מתאים לדרישות הייחודיות, ואי אפשר להסתפק רק בצפיה בהדגמה של המערכת ע"י הספק.
מבין כל האפשרויות, החלטתי בסוף לבחור בפתרון שאולי לא היה המתוחכם ביותר, אבל הציע הכי הרבה גמישות ואפשרויות של התאמה אישית. כמו בחיים, לפעמים הפוטנציאל לצמיחה עתידית חשוב יותר מתכונות מרשימות בהווה.

אתגרים ותהליכים

לאחר בחירת הספק, עדיין נדרשנו לעבוד מול הגורמים הטכניים בארגון כדי להסכים על תצורת המערכת. שאלות כמו היכן יאוחסן המידע (בשרתים שלנו או בענן), ענייני אבטחת מידע, וכיצד נתממשק מול שאר המערכות בארגון דרשו דיונים טכניים ארוכים וגם כמה פשרות.
במקביל, העבודה האמיתית רק התחילה - התאמת המערכת לדרישות שלנו והטמעה של תהליכים, משתמשים ורמות ההרשאה. התהליך הארוך הסתיים בשבוע אינטנסיבי במשרדי הספק בהולנד, שם הצלחנו "לפצח" את מבנה המערכת החדשה.
גם אחרי שהקמנו את המערכת עדיין נשאר אתגר המיגרציה - איך נעביר את המידע הקיים בלי לאבד שום דבר. בנינו תוכנית מוגדרת ומפורטת, מה שאפשר לבדוק את התהליך לפני רגע האמת, והבאנו עובדים נוספים שיעזרו בהעברת המידע.

תוצאות ולקחים

הפרויקט היה הצלחה גדולה. לא רק שהקפצנו את רמת ניהול המידע ישר לעתיד, אלא שגם במקום עשרות בודדות של משתמשים מצאנו את עצמו עם מאות רבות של משתמשים ברחבי הארגון, שכולם רצו גישה ישירה למידע. זה כמו לארגן מסיבה קטנה ולגלות שכל השכונה הגיעה - רק שבמקרה הזה, זו היתה בדיוק הכוונה.

אז מה למדתי? כל תהליך אפשר לשפר - אבל טרנספורמציה היא לא רק כלים חדשים; זה דורש לדמיין מחדש כיצד אנחנו עובדים ומשתפים ידע. נדרשת חשיבה מחוץ לקופסה, פשרות לא מעטות, הרבה עבודה קשה - אבל התוצאה שווה כל רגע.